Einhaltung der DSGVO, der UK GDPR und des Schweizer DSG

Direct Mail erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der UK GDPR und des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) sowie der damit verbundenen Datenschutzgesetze und -vorschriften. Dieses Dokument bietet einen Überblick darüber, wie Direct Mail diese Vorschriften einhält, und beantwortet häufige Fragen unserer Nutzer. Es ist kein umfassender Leitfaden zur Gesetzeslage, sondern soll Ihnen helfen zu verstehen, wie Direct Mail Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt.

Für wen gelten die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG?

Die DSGVO gilt für Organisationen mit Sitz in der Europäischen Union (EU) sowie für alle Organisationen weltweit, die personenbezogene Daten von in der EU ansässigen Personen verarbeiten. Die UK GDPR gilt entsprechend für im Vereinigten Königreich ansässige Personen und das Schweizer DSG für in der Schweiz ansässige Personen. Unternehmen innerhalb und außerhalb der EU, des Vereinigten Königreichs oder der Schweiz müssen diese Vorschriften also einhalten, wenn sie personenbezogene Daten aus diesen Regionen verarbeiten. Da zu „personenbezogenen Daten“ auch E-Mail-Adressen zählen, sollten sich Kunden von Direct Mail mit diesen Gesetzen vertraut machen.

Was sind „personenbezogene Daten“?

Die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG definieren personenbezogene Daten weit gefasst als alle Informationen, anhand derer sich eine natürliche Person identifizieren lässt, etwa Namen, E-Mail-Adressen oder Standortdaten. Dies gilt auch für Daten in Ihren Mailing-Listen oder Kampagnenberichten in Direct Mail.

Was bedeutet es, personenbezogene Daten zu „verarbeiten“?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst jeden Vorgang, bei dem personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verwendet oder gelöscht werden. Kunden von Direct Mail, die Namen, E-Mail-Adressen oder andere personenbezogene Daten von in der EU, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz ansässigen Personen in ihren Mailing-Listen erfassen, verarbeiten im Sinne dieser Vorschriften personenbezogene Daten.

Was ist der Unterschied zwischen „Verantwortlichem“ und „Auftragsverarbeiter“?

Die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG unterscheiden zwischen zwei Rollen:

• Verantwortlicher: Die Person, Behörde oder Organisation, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt und entscheidet, welche Daten erhoben und wie sie verarbeitet werden. Als Nutzer von Direct Mail sind Sie der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten in Ihren Mailing-Listen und Kampagnenberichten, da Sie entscheiden, welche Daten Sie erheben und wie Sie diese verwenden (z. B. zum Senden von Marketing-E-Mails).
• Auftragsverarbeiter: Die Person, Behörde oder Organisation, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. e3 Software, der Hersteller von Direct Mail, ist der Auftragsverarbeiter für die personenbezogenen Daten in Ihren Mailing-Listen und Kampagnenberichten. Wir verarbeiten Daten nach Ihren Anweisungen, beispielsweise beim Importieren von Mailing-Listen, beim Verwalten von Anmeldeformularen oder beim Senden von E-Mail-Kampagnen.

Was verlangen diese Gesetze von mir?

Die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG stellen verschiedene Anforderungen an das E-Mail-Marketing. Nachfolgend finden Sie die für Nutzer von Direct Mail wichtigsten Anforderungen sowie Informationen dazu, wie Direct Mail Sie als Verantwortlichen bei der Erfüllung dieser Pflichten unterstützt.

Anforderung: Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

1. Die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt (Anforderungen an die Einwilligung finden Sie weiter unten).
2. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich.
3. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich.

Die vollständige Liste der Rechtsgrundlagen finden Sie in Artikel 6 der DSGVO. Diese gelten mit geringfügigen Abweichungen auch im Rahmen der UK GDPR und des Schweizer DSG.

Anforderung: Die Rechte betroffener Personen wahren

Personen haben die folgenden Rechte, die Sie als Verantwortlicher wahren müssen:

1. Recht auf Vergessenwerden: Personen können die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Direct Mail unterstützt Sie dabei, indem Sie alle personenbezogenen Daten eines Kontakts dauerhaft entfernen können.
2. Widerspruchsrecht: Personen können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen oder ihre Einwilligung widerrufen. Kontakte können sich über den Abmelden-Link in Ihren E-Mail-Kampagnen abmelden. Sie können Kontakte auch im Bereich „Informationen“ in Direct Mail als „Abgemeldet“ markieren. Gemäß unserer Datenschutzerklärung können sich Personen an e3 Software wenden, um die Löschung von Daten zu verlangen, die wir in Ihrem Auftrag speichern.
3. Recht auf Einschränkung: Personen können die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Direct Mail verwendet die personenbezogenen Daten Ihrer Kontakte nicht für Data Science, Marketing oder andere Zwecke, die über Ihre Anweisungen hinausgehen. Sie bestimmen über die Daten und sollten Anträgen Ihrer Abonnenten auf Einschränkung nachkommen.
4. Recht auf Berichtigung: Personen können die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen. Sie können Kontaktinformationen im Bereich „Informationen“ in Direct Mail aktualisieren. Personen können sich gemäß unserer Datenschutzerklärung auch an e3 Software wenden, um Daten berichtigen zu lassen, die wir in Ihrem Auftrag speichern.
5. Auskunftsrecht: Personen können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Sie sollten den Zweck der Datenerhebung (z. B. Marketing-E-Mails) offenlegen, wenn Sie die Einwilligung einholen. Sie können für jeden Kontakt einen Bericht über personenbezogene Daten erstellen. Personen können sich gemäß unserer Datenschutzerklärung an e3 Software wenden, um Auskunft über Daten zu erhalten, die wir in Ihrem Auftrag speichern.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit: Personen können ihre personenbezogenen Daten in einem übertragbaren Format erhalten. Sie können für jeden Kontakt einen Bericht über personenbezogene Daten erstellen. Personen können sich gemäß unserer Datenschutzerklärung an e3 Software wenden, um Daten zu erhalten, die wir in Ihrem Auftrag speichern.

Anforderung: Eine gültige Einwilligung einholen

Für viele Nutzer von Direct Mail ist die Einwilligung die wichtigste Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. das Einholen der Erlaubnis, Marketing-E-Mails zu senden). Die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG stellen strenge Anforderungen an die Einwilligung:

1. Die Einwilligung muss sich auf den konkreten Zweck der Verarbeitung beziehen (z. B. den Empfang von Marketing-E-Mails). Sie dürfen personenbezogene Daten nicht für Zwecke verwenden, die über die Einwilligung der Person hinausgehen.
2. Die Einwilligung muss ausdrücklich und durch eine bestätigende Handlung erfolgen (z. B. durch ein nicht vorausgewähltes Kontrollkästchen „Bei meiner Mailing-Liste anmelden“, das die Person aktiv auswählt). Schweigen, vorausgewählte Kontrollkästchen oder Untätigkeit stellen keine Einwilligung dar.

Die E-Mail-Anmeldeformulare von Direct Mail helfen Ihnen dabei, eine rechtmäßige Einwilligung einzuholen. Wenn sich Abonnenten über diese Formulare bei Ihrer Mailing-Liste anmelden, erfasst Direct Mail automatisch einen Nachweis der Einwilligung (Datum, Uhrzeit, E-Mail-Adresse und IP-Adresse). Stellen Sie sicher, dass Ihr Anmeldeformular die beabsichtigte Verwendung der Daten klar erläutert (z. B. „Abonnieren Sie unseren Newsletter für Produktneuigkeiten und Angebote“).

Sie sollten für jeden Kontakt in Ihrer Liste dokumentieren, wie und wann die Einwilligung eingeholt wurde.

Kann ich Direct Mail verwenden, wenn ich in der EU, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz ansässig bin?

Ja, Sie können Direct Mail rechtmäßig aus EU-Mitgliedstaaten, dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz nutzen.

Die DSGVO, die UK GDPR und das Schweizer DSG verlangen weder, dass personenbezogene Daten (z. B. E-Mail-Adressen in Mailing-Listen) ausschließlich in der EU, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz gespeichert werden, noch, dass Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter in diesen Regionen ansässig sind. Stattdessen verlangen sie angemessene Garantien für grenzüberschreitende Datenübermittlungen. e3 Software, der Herausgeber von Direct Mail, ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), der britischen Erweiterung des EU-U.S. DPF und dem Swiss-U.S. DPF zertifiziert. Diese werden von der Europäischen Kommission sowie den britischen und Schweizer Behörden als angemessener Datenschutz für Datenübermittlungen aus der EU, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz in die Vereinigten Staaten anerkannt. Sie können sich auf unsere DPF-Zertifizierung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Direct Mail stützen.

Als zusätzliche Absicherung bietet e3 Software eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA) für Kunden an, die personenbezogene Daten verarbeiten, die der DSGVO, der UK GDPR oder dem Schweizer DSG unterliegen. Die DPA beschreibt unsere Pflichten als Auftragsverarbeiter und stellt die Einhaltung dieser Vorschriften sicher.

Wie bearbeitet e3 Software Beschwerden im Rahmen des DPF?

e3 Software hält die DPF-Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten aus der EU, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz ein. Wenn Sie eine Beschwerde zum Datenschutz haben, wenden Sie sich über unsere Support-Seite oder per Post in die USA an unser Support-Team (siehe unsere Datenschutzerklärung). Wir antworten innerhalb von 45 Tagen. Nicht beigelegte Beschwerden können Sie kostenlos an JAMS, unseren unabhängigen Anbieter für Streitbeilegung, weiterleiten. Bei Beschwerden zu Personaldaten arbeiten wir je nach Zuständigkeit mit den EU-Datenschutzbehörden, dem britischen Information Commissioner’s Office oder dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zusammen. Als letztes Mittel können Sie ein verbindliches Schiedsverfahren vor dem DPF-Schiedsgericht beantragen (siehe DPF-Anhang I).

Weitere Informationen

Bei Fragen wenden Sie sich über unsere Support-Seite an unser Support-Team. Auch diese Ressourcen können hilfreich sein:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in einem Format zum Durchblättern und Durchsuchen
• Leitfaden des britischen Information Commissioner’s Office zur UK GDPR
• Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)
• Unsere Datenschutzerklärung
• Unsere Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung